Už jste se někdy hlásili k nám na kurz? A víte o tom, že celý tento systém máme automatický? Třeba email o potvrzení a fakturu vám neposílá Honza Placák, ikdyž to jde z jeho emailu a je tam podepsaný. Přečtěte si krátký článek o automatizaci procesů, jak to u nás děláme a co nám to přineslo. V článku také najdete video z konference Moderní technologie v nezisku, kde vše představil Honza Placák společně s Honzou Paurem z firmy Dáváme.
Proč jsme automatizaci začali používat
V září v roce 2018 jsem převzal v NROS agendu vzdělávání. Do konce roku už byli nějaké kurzy naplánované a na mě bylo vymyslet plán na následující rok a v kurzech pokračovat. Věděl jsem, že počet kurzů chci rozšířit a také jsem věděl, že se systémem administrace kurzů, tak jak je nastavený, není možné zvládnout větší navýšení kurzů. Během roku 2019 jsme uspořádali 27 kurzů a zúčastnilo se jich 439 zástupců neziskovek. Tento počet účastníků bychom nezvládli bez automatizace procesů, kterou jsme společně s Dáváme.cz nastavili během dvou měsíců a od začátku roku 2019 jsme jí začali používat a postupně pilovat a zlepšovat. V roce 2020 jsme uspořádali 41 kurzů a těch se zúčastnilo 540 účastníků. Na rok 2021 máme naplánováno 62 kurzů.
Jak jsme s automatizací procesů začali?
Ke konci roku 2018 se nám ozvala firma DÁVÁME.CZ, že nám chce představit, co vše dělá. Bývalou ředitelkou Janou Vožechovou jsem byl přizván na schůzku. Najednou jsem věděl, že to je přesně to, co potřebuji pro naše vzdělávání a v budoucnu i možná pro další programy naší nadace. Popsali jsme podrobně, jak probíhá proces přihlašování na kurzy a po necelém měsíci přišli s návrhem, jak celý proces nastavit, aby se ulehčila práce koordinátora, tím pádem, ta má práce. Začátek roku 2019 jsme začali už se zkušební verzí automatizace a pak jsme ji upravovali a zlepšovali.
Co používáme za aplikace
Byl nám představen celý rozpis jak jednotlivé kroky budou fungovat a jak vlastně dnes, vyjma některých částí, fungují. Bylo nám také představeno, co k automatizaci použijeme. Využíváme program Integromat, ten vše mezi sebou propojuje a jsou v něm nastavené procesy. Pak používáme aplikace od Google a to Gmail a Google Sheet. Další nástroj je CRM Pipedrive pro databázi účastníků. Jako poslední, jsme do procesu zapojili program Fakturoid.
Jak to vše funguje
První část je přihlášení. Probíhá na našich stránkách a jde o formulář, který je součástí webu a v našem případě udělaný ve wordpressu. První věc co se nastavila, bylo, že po přihlášení mi přijde email, který obsahuje datum kurzu, kapacitu kurzu, cenu kurzu, jméno, IČO, adresu, email a telefon. Všechny tyto věci se překopírují do google tabulky a tím se vytváří nový účastník kurzu. Také se vytváří v CRM Pipedrive. Pak účastníkovi jde potvrzovací email, ve kterém dříve chodili platební informace a každý nový účastník měl jedinečný variabilní symbol. Dle toho nám měl poslat peníze na účet a do poznámky napsat variabilní symbol. Podle toho jsme dokázali identifikovat plátce a v tabulce označit, že zaplatil. Ze začátku, jsem vždy po zaplacení dal údaje na finanční oddělení a oni vytvořili fakturu a poslali jí účastníkům.
Další věc, co bylo potřeba automaticky hlídat, byl počet přihlášených. Proto je v emailu položka kapacita. Dle toho se hlídá počet lidí a když je někdo navíc, automaticky mu jde email, že je náhradník. Když pak označím v CRM Pipedrive, že se někdo odhlásil z kurzu, tak to náhradníka posune nahoru a pošle mu to email. Dále je také nastaveno, aby při nezaplacení před kurzem šel email, že zatím nemá účastník zaplaceno.
Rozšiřujeme automatizaci
Stále bylo několik kroků, které šly zautomatizovat. Hodně jsme se zasekli na automatickém potvrzení platby, kdy se nám nepodařilo propojit banku s automatizací, což jsme už vyřešili.Další krok, co jsme potřebovali vyřešit, byly faktury. Účetní měla každý měsíc víc a víc práce s děláním faktur a já se zasíláním faktur. Nakonec se nám podařilo napojit program Fakturoid, kde se po přihlášení na kurz vytvoří zálohová faktura a integromat fakturu pošle. Po zaplacení se automaticky vystaví a zašle konečná faktura.
Funguje vše dokonale?
Párkrát jsme měli nějaké potíže, ale většinou jsou způsobené špatným vyplněním formuláře nebo tím, že organizace nemá v Aresu aktualizované údaje. Důležité je, aby účastník neudělal žádnou chybu při přihlášení. Výhodou je že celý proces mohu sledovat a do většiny věci zasáhnout a manuálně opravit. Za dobu těch tří let jsme už systém vychytali a běží dobře. Myslím, že stále jsou ještě nějaké kroky, které bych chtěl v budoucnu více zautomatizovat, ale už teď nám to ušetřilo spoustu práce a času.
Autor článku: Honza Placák